È consigliabile stabilire regole di condotta per ridurre il rischio di contagio, ma anche per raggiungere accordi in merito alla possibilità dei dipendenti di prendere ferie o ridurre gli straordinari al fine di garantire la continuità dell'attività aziendale e quindi dei posti di lavoro. Per le aziende possono inoltre risultare valide le seguenti raccomandazioni:
Inoltrare ai collaboratori le informazioni relative ai decreti e agli ordini emessi dagli organi competenti.
Informare i lavoratori sui sintomi dell'infezione.
Quali sono le regole di condotta nei rapporti con gli altri colleghi, con i clienti e i fornitori.
Introdurre misure igieniche più severe in azienda, come ad esempio lavarsi le mani frequentemente e accuratamente.
Arieggiare regolarmente i locali chiusi.
Prevedere un protocollo dei processi aziendali in caso di assenza del personale, in particolare regole di sostituzione e definizione delle priorità, ad esempio chi è in grado di far funzionare certe macchine o un determinato software.
Implementare e utilizzare reti di home office e smart working.
Utilizzare le videoconferenze.
Vietare, disdire o rinviare i viaggi aziendali.
Incoraggiare il dipendente a informare il datore di lavoro se è stato in contatto con persone realmente o potenzialmente infette o con persone che si sono trovate in zone a rischio negli ultimi 14 giorni.
Evitare i contatti sociali (ad esempio nella mensa aziendale o nelle sale ristoro) e aumentare le distanze con le altre persone, ad esempio preferendo la propria auto o bicicletta ai mezzi pubblici.
Il datore di lavoro si deve impegnare a spiegare al collaboratore le misure adottate, come la riduzione dell'orario di lavoro, l'assegnazione di ferie annuali ecc. Le motivazioni di questi provvedimenti non sono sempre chiare al collaboratore come lo sono per l'imprenditore. Di conseguenza, è importante sottolineare che simili misure vengono adottate per tenere in piedi l'azienda in un periodo critico e per salvaguardare il più possibile i posti di lavoro.
Comunicare l'impatto che la crisi attuale sta avendo sull'azienda, ma allo stesso tempo infondere fiducia nel lavoratore: tutto viene fatto per continuare a lavorare anche dopo la crisi.
Rafforzare lo spirito di appartenenza, appellandosi alla ragione e all'unità, all'insegna del motto “tutti assieme ce la faremo”.
Di cosa necessitano i collaboratori in questo momento?
"Fondamentalmente, dobbiamo distinguere tra la comunicazione riguardante il virus, i suoi effetti e il suo decorso e quella che mira invece a mantenere alta la motivazione dei collaboratori. Mentre la prima forma di comunicazione è una questione puramente tecnica, la seconda invece coinvolge il fattore emotivo.
Un reporting affidabile e serio è essenziale per informare circa l’evoluzione del Coronavirus; è consigliabile condividere link di siti autorevoli, ad esempio quelli della sicurezza e protezione civile della provincia di Bolzano o del Ministero della Salute. Molto importante diventa la rettifica e la smentita delle cosiddette fake news, nonché la comunicazione ai collaboratori di informazioni verificate, serie e veritiere che devono assumere un aspetto di corrispondenza con il fruitore: i collaboratori non vanno quindi inondati di informazioni copia e incolla. I contenuti veicolati vanno gestiti, in modo tale che siano utili e interessanti per chi li legge.
In tempi come questi i collaboratori hanno bisogno di certezze in grado di generare sicurezza e fiducia. Dovere del management è quello di trasmettere tale sicurezza in modo proattivo, chiaro e trasparente. Va da sé che in questi frangenti non ci si possa sbilanciare su tempistiche, sviluppi ed evoluzioni del virus. Quello che però si può ottenere, attraverso una comunicazione ponderata e definita, è la possibilità di trasmettere la sensazione che la situazione sia gestita in modo professionale e competente, e inoltre che il management stia agendo nella direzione della tutela dei collaboratori e del mantenimento della continuità aziendale.
All'interno dell’organizzazione, una comunicazione trasparente e continuativa diventerà un prerequisito sul quale i collaboratori potranno contare per non sentirsi abbandonati.
Per la comunicazione verso i collaboratori è fondamentale che si identifichino le persone qualificate a questo scopo, affinché le informazioni comunicate siano condivise, coerenti, chiare e credibili".
Da manager, come devo comportarmi in questo momento?
"La massima è: informazione sì, panico no! Per quanto riguarda la comunicazione relativa al virus e al suo sviluppo vale quanto segue: quanto più la situazione attuale viene affrontata in modo oggettivo, tanto più l'emotività e la paura possono essere contenute. Le emozioni, soprattutto quelle negative, sono contagiose e quindi l'obiettivo deve essere quello di evitare assolutamente il panico.
Per tenere alto il morale del collaboratore è utile raccontare storie positive: si tratta del cosiddetto “storytelling” che ha più volte dimostrato la sua validità per diffondere fiducia e buon umore. Lasciate che il vostro collaboratore racconti il suo esempio personale di come sta affrontando la situazione e condividete questi contributi con gli altri collaboratori e con la Community tramite intranet, e-mail o social media. Ad esempio: "Non ci lasceremo fermare da niente e da nessuno, continueremo a lavorare!”, con una foto del collaboratore nella sua postazione da casa. Oppure: "Incontro con i colleghi a Monaco, i bambini giocano in sottofondo e fanno rumore, ma va tutto bene. Non ci arrendiamo, stiamo ancora lavorando!", selfie del collaboratore con lo schermo sullo sfondo. Anche i manager e gli imprenditori sono chiamati a svolgere al meglio i loro ruoli di modelli. Diffondete coraggio e speranza!
La stimolazione della motivazione può essere legata ai valori aziendali. Ad esempio, un'azienda che ha tra i suoi valori il dinamismo può giocarselo proprio in questo momento e segnalarlo più e più volte nella sua comunicazione.
Per esempio: “Il dinamismo è un valore importante per noi. Dimostriamo come possiamo padroneggiare insieme questa situazione, adattandoci velocemente alle nuove sfide, implementando nuovi modelli di lavoro in modo rapido e semplice, garantendo così la continuità della nostra azienda”.
Cercate di affrontare la situazione con calma e prudenza per evitare ai dipendenti uno stress inutile. Lo stress indebolisce anche il sistema immunitario e favorisce l'insorgenza di diverse malattie".
Come si comporta Dorotea Mader in questa situazione?
"Personalmente, cerco di fare la mia parte. Ho cancellato tutti gli incontri personali e eliminato ogni contatto con le altre persone. Questo è attualmente l'unico modo per arginare la diffusione della malattia: per il nostro stesso bene, ma anche per proteggere i membri più deboli della nostra società"
Tutti i miei appuntamenti si svolgono al momento via telefono o Skype, Teams. Naturalmente alcuni progetti vengono rinviati e qualche appuntamento completamente cancellato. Anche il fatturato crollerà questo mese. Tuttavia, nella mia vita ho imparato a non pensare in giorni, settimane o mesi, ma in cicli annuali; sono quindi sicura che le perdite che subisco oggi, verranno recuperate domani e, rafforzata da questa esperienza, rafforzerò il mio business.
Nel frattempo uso il tempo a disposizione per lavorare sulle cose che sono state lasciate indietro nei mesi precedenti, ovvero tutte le idee e i progetti che non sono stati sviluppati per mancanza di tempo. Continuo la mia formazione personale e partecipo a webinar su vari argomenti e rallento il ritmo della mia vita, cosa che fa bene al corpo, alla mente e rafforza il sistema immunitario.
Il governo e le banche stanno definendo misure eccezionali per il settore economico e stanno quindi facendo la loro parte. A Wuhan, dove il virus è scoppiato, la situazione sta lentamente tornando alla normalità e tutti gli istituti stanno facendo ricerche sul vaccino. Anche se non abbiamo ancora raggiunto l'apice di questa crisi, sono fiduciosa che ce la faremo e usciremo da questa drammatica situazione più forti e con un futuro pieno di successi”.
Le sfide a fine epidemia?
"La fine dell’epidemia offrirà grandi opportunità alle imprese. Processi che per tante aziende fino a ieri sembravano impossibili da introdurre a causa di mille difficoltà e implicazioni, anche legislative, da un momento all'altro sono diventati necessità per gestire il lavoro quotidiano e quindi sopravvivere.
Abbiamo quindi capito che il lavoro flessibile, il lavoro da casa, il cosiddetto smart working è possibile. In questi giorni stiamo imparando che è possibile fidarsi delle persone anche a distanza e che i collaboratori il loro lavoro lo stanno facendo comunque bene. Certo, ci sarà sempre chi ne approfitta, ma questo, se siamo sinceri, succede anche in azienda, sotto gli occhi dei responsabili. Sempre in tema di sincerità: quante volte siamo distratti anche noi? Il cervello ha infatti bisogno di distrazioni per poi potersi concentrare meglio.
Cosa bisogna fare quindi? Imparare dalla situazione vissuta ed essere più aperti a modelli di lavoro nuovi, vederne le opportunità, perché tutto è possibile e gestibile se c’è la volontà. In particolare, ponendo l’attenzione al lavoro del domani, alle aspettative delle nuove generazioni e alle sfide che ci attendono anche in merito alla mancanza di risorse sul mercato, questa esperienza dal punto di vista della gestione dei collaboratori ci ha, di fatto, aperti al futuro".